+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Условия хранения трудовых книжек

Условия хранения трудовых книжек

Каждый человек, поступивший на службу или устроившийся на работу заводит специальный документ, в котором отражается история и последовательность должностей и мест работы — трудовая книжка. Это очень важный документ, который имеет юридическое значение, поэтому относиться к нему нужно с полной ответственностью, ведь восстанавливать его достаточно сложно. Наверняка Вы задавались вопросом, где хранится трудовая книжка работника по закону, кто несет за нее ответственность, каким законом регулируется этот вопрос, об этом и многом другом Вы сможете узнать в данной статье. Это документ, который характеризует историю трудовой деятельности отдельного человека, содержит данные о стаже, местах работы и продолжительности. Предоставление книжки является обязательным условием при устройстве на работу. В том случае, если у работника книжки нет, ее оформляет работодатель при условии, что сотрудник работает более 5 дней на предприятии.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Инструкция: как правильно хранить трудовые книжки

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Несет ли ответственность работодатель при утере трудовой книжки сотрудника?

Личные книжки с записями о трудовом стаже были введены еще в году. До настоящего времени они являются едва ли не единственными документами, подтверждающими рабочий стаж до года при оформлении пенсии по старости. По желанию работника, работодатель может вести только электронный вариант трудовой книжки. В данном случае бумажный документ выдается на руки работнику с соответствующей записью.

А работодатель больше не несет ответственности за бумажный документ. Если же сотрудник изъявит желание, бумажный вариант трудовой книжки работодатель может вести и дальше. В матриале далее рассмотрим порядок хранения бумажных трудовых книжек, в случае если сотрудник выбрал и бумажный и электронный документ.

Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами. В перспективе на 25—50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации.

Действующие нормативные акты придают большое значение тому, где хранятся трудовые книжки работников на предприятии. Эксперты КонсультантПлюс подготовили ответы на множество вопросов, связанных с ведением, оформлением и хранением трудовых книжек сотрудников. В свете п. Это позволяет выбрать место хранения самостоятельно: главное, чтобы условия позволяли обеспечить защиту от утери и порчи документов.

Обеспечить сохранность документов о трудовой деятельности работодатель обязан на протяжении всего срока действия договора с работником. Книжка выдается только в день увольнения. Возможна также ее выдача под расписку родственнику в случае смерти сотрудника п. Если же после увольнения документ не был востребован работником, тогда п.

Срок хранения, в соответствии со ст. Даже при соблюдении необходимых условий хранения личных документов работников возможны случаи утери или порчи трудовых книжек. Рассмотрим две возможные ситуации:. Трудовая инспекция может проверить, как хранятся трудовые книжки работников. Изначально инспектор может выдать предписание по устранению недочетов. Но невыполнение требований проверяющего может повлечь за собой наложение санкций согласно п.

В суде, инициированном сотрудником, с предприятия могут взыскать моральный и материальный ущерб. В отдельных случаях должностные лица работодателя за инцидент с потерей или порчей трудовой книжки могут понести и уголовную ответственность:.

Как особо важный личный документ работника, трудовая книжка требует к себе бережного отношения и обеспечения сохранности. Неисполнение требований законодательства о хранении кадровой документации может повлечь финансовую и уголовную ответственность. Подписывайтесь на новости. Подписаться ОК. Присоединяйтесь к нам в соц. Где должны храниться трудовые книжки работников, устанавливается нормами законодательства. В нашей статье вы найдете информацию о требованиях к процедуре хранения личных документов работника и ответственности за несоблюдение этих норм.

Также рассмотрим порядок хранения и выдачи трудовых книжек сотрудникам с связи с введением электронного документа.

Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек Где и как хранить трудовые книжки Действия работодателя при утере трудовой книжки Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения книжек Итоги. Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек Личные книжки с записями о трудовом стаже были введены еще в году.

Действия работодателя при утере трудовой книжки Даже при соблюдении необходимых условий хранения личных документов работников возможны случаи утери или порчи трудовых книжек. Рассмотрим две возможные ситуации: Книжку потерял или испортил сотрудник кадровой службы намеренно или случайно.

В такой ситуации необходимо оформить дубликат, причем эта обязанность лежит исключительно на работодателе. Данные о стаже работника можно взять из личной карточки; предыдущие рабочие места указываются в одной обобщенной записи п. Чрезвычайное происшествие, в результате которого кадровые документы массово уничтожены. В этом случае исполнительной властью создается спецкомиссия, которая устанавливает рабочий стаж на основании иных документов или свидетельских показаний коллег п.

Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения книжек Трудовая инспекция может проверить, как хранятся трудовые книжки работников. В отдельных случаях должностные лица работодателя за инцидент с потерей или порчей трудовой книжки могут понести и уголовную ответственность: Ст. Наказание может быть в виде либо штрафа до 80 руб. Итоги Как особо важный личный документ работника, трудовая книжка требует к себе бережного отношения и обеспечения сохранности.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня. Добавить в закладки. Предыдущая статья Следующая статья.

Советуем прочитать. Последнее с форума. Ваши вопросы. Стоит ли мне переходить на электронную трудовую книжку если я уже на пенсии, но хочу доработать трудовой стаж до 40лет чтобы получить звание "Ветеран труда?

Имеет ли право работодатель хранить трудовую книжку у себя без моего согласия, и на основании каких нормативных актов. Ваш вопрос. Есть вопросы по переходу на электронные трудовые? Ответы см. Бесплатно, на 2 дня. Помогаем в работе. Подпишитесь на рассылку — 1 раз в неделю, бесплатно.

Есть вопросы? Получите быстрый ответ на форуме.

Соблюдение правил хранения трудовых книжек является обязанностью работодателя и позволяет избежать утери или порчи данных документов. Нарушение порядка хранения и учета трудовых книжек сокращенно — ТК может повлечь материальную, дисциплинарную, административную, а иногда даже уголовную ответственность. Поэтому порядок хранения трудовых книжек придется соблюдать и после наступления нового года.

Акция месяца 8 88 Повысьте свою квалификацию в Высшей Школе Кадровика. Зарегистрируйтесь, чтобы получить этот файл и все новые образцы документов, которые нужны кадровой службе в году.

Регистрация займет не больше минуты. Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите на сайт со своим логином и паролем. Это бесплатно. Заполните короткую форму регистрации , чтобы продолжить тестирование на сайте. Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.

Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. Ответим на горячие вопросы от кадровиков! Что делать если в компании нет несгораемого сейфа для хранения трудовых книжек? Как поступать с невостребованными бланками? Узнайте мнения экспертов.

Есть четкие требования к учету и хранению трудовых книжек в организации п. Ошибки хранения и учета трудовых книжек, за которые организацию могут наказать ч. С 1 января года одновременно с бумажными трудовыми книжками нужно будет вести электронные.

Теперь сотрудники смогут сами решить, хотят они продолжать пользоваться бумажными трудовыми книжками или нет. Если сотрудник решил вести трудовую книжку в электронном виде , то трудовую книжку работника больше хранить не придется.

Все сведения о трудовой деятельности работника будут храниться в реестре ПФР. В нормативных актах нет четкой рекомендации, где именно нужно хранить трудовые книжки работника.

За сохранность в компании отвечает лицо, назначенное ответственным за их ведение, хранение, учет и выдачу. Как правило, ответственным назначают сотрудника, который оформляет прием на работу и ведет кадровый учет. В крупных организациях таких работников может быть несколько, каждый ведет книжки определенных структурных подразделений. В маленькой компании, где нет кадровика, ответственным могут назначить бухгалтера или секретаря. Если поручить ведение книжек некому, то ответственным за учет и хранение трудовых книжек считают руководителя организации.

Ответственный за ведение трудовых книжек несет персональную ответственность за их сохранность. Поэтому он должен принять все меры, чтобы исключить вероятность утери или кражи документов. Поскольку трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, то хранить их лучше в сейфе или запирающемся шкафу. Чистые бланки книжек и вкладышей также являются бланками строгой отчетности.

Их хранят в бухгалтерии вместе с Приходно-расходной книгой по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Если нужно оформить работнику вкладыш либо новую трудовую книжку, ответственный сотрудник получает чистый бланк из бухгалтерии по заявке.

Ее составляют в произвольной форме. В конце месяца нужно отчитаться о наличии бланков, полученных по таким заявкам. Отчет также не имеет утвержденной формы.

Обычно в нем указывают, сколько бланков трудовых и вкладышей было получено за месяц, сколько из них израсходовано и испорчено, а сколько осталось. Испорченные при заполнении бланки подлежат уничтожению.

При этом нужно составить акт о списании бланков строгой отчетности. Работодатель постоянно должен иметь в наличии необходимое количество чистых бланков вкладышей и трудовых книжек п. Это количество зависит от численности работников организации, текучести персонала, специфики компании. Трудовые книжки хранят у работодателя до тех пор, пока не будут востребованы работником. Как правило, при увольнении работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку с записями о приеме и увольнении.

Выдачу фиксируют в Книге учета. В графах 12 и 13 работник должен поставить дату получения трудовой и расписаться. Если в день увольнения работник трудовую книжку не получил, следует отправить ему уведомление о необходимости документ получить. С момента отправления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку трудовой книжки. Такие невостребованные книжки хранят у работодателя либо до востребования, либо 75 лет.

Именно такие сроки хранения установлены в пункте Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утв. Приказом Минкультуры России от Хранить невостребованные трудовые книжки нужно в сейфе, но отдельно от трудовых книжек работающих сотрудников.

В случае утери трудовой книжки оформляют дубликат. И неважно, по чьей вине это произошло. Если трудовую книжку потерял работник, он должен написать заявление с просьбой оформить дубликат. Если виновник — представитель работодателя, то заявление от работника не нужно. Для оформления дубликата необходимы справки с прошлых мест работы.

Работодатель обязан оказывать содействие сотруднику в получении таких справок. Например, подсказывать, куда обратиться, какие документы потребовать, помогать составить официальный запрос и т. При массовой утрате работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций трудовой стаж сотрудников устанавливает комиссия, которую создают органы исполнительной власти субъектов РФ.

На основании документов, которые сохранились, комиссия определяет:. Такими документами могут быть, например, справки, профсоюзный билет, расчетная книжка и т. Если не сохранились и эти документы, сведения о трудовом стаже можно установить по свидетельским показаниям. По результатам работы комиссия составляет акт, на основании которого работодатель получает право выдать работникам дубликаты трудовых книжек.

Трудовые книжки храните в организации как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе. Если такой возможности нет — то в шкафу, запирающемся на ключ. Бланки выдавайте лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке, составленной в произвольной форме. Все права защищены. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. У меня есть пароль.

Пароль отправлен на почту Ввести. Введите эл. Неверный логин или пароль. Неверный пароль. Введите пароль. Я тут впервые. Кадры и HR. Теперь сокращать сотрудников нужно по-новому: 4 главных изменения. Приз за 1 место — рублей Присоединяйтесь! Генератор отмазок поможет провести праздник с удовольствием!

О сайте Контакты Ввести код доступа Подписка 8 Суперкомплект сентября! А еще Статьи Трудовые книжки. Хранение трудовых книжек. Темы: Трудовые книжки Хранение документов. В статье:. Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки Используйте готовый образец. Заявка на выдачу бланков и вкладышей Используйте готовый образец. Акт о списании бланков строгой отчетности Используйте готовый образец.

Уведомление о необходимости получить трудовую книжку Используйте готовый образец. Скачать образец. Читайте подробней в Системе Кадры. Вывод Трудовые книжки храните в организации как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе. Полезный подарок для кадровиков каждую неделю Подпишитесь сейчас и получайте подарки. Популярные материалы: Электронные трудовые книжки в года: что делать работодателю Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки: образец Обязанности кадровика по ведению электронных трудовых книжек Как получить информацию о трудовой книжке в электронном виде Электронная трудовая книжка: плюсы и минусы Приказ о переходе на электронные трудовые книжки: образец Памятка о переходе на электронные трудовые книжки в году.

Автоматическая проверка по налоговым, арбитражным и другим базам. ИНН В процессе реорганизации в форме присоединения другой организации с 16 декабря года. Есть судебные дела в роли ответчика. Правовая база.

Трудовые книжки учет, хранение, ответственность

Поговорим об учете и хранении трудовых книжек и бланков трудовых книжек, а также ответственности за несоблюдение порядка обращения с трудовыми книжками. Общий порядок организации учета и хранения трудовых книжек и бланков трудовых книжек на предприятии определен разд. С целью обеспечения надлежащего учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее на предприятии ведутся:. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией предприятия.

В книгу вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой иным аналогичным подразделением предприятия, оформляющей прием и увольнение работников. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя предприятия, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Хранение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее осуществляется на предприятии в соответствии с порядком, предусмотренным в отношении документов строгой отчетности.

Как правило, их хранение производится в приспособленных для этой цели помещениях бухгалтерии - в шкафах сейфах , обеспечивающих надежную защиту документов от утраты и или порчи. Выдача бланков сотруднику кадрового органа, ответственному за ведение трудовых книжек, производится бухгалтерией на основании письменной заявки.

По окончании каждого месяца сотрудник кадрового органа, ответственный за ведение трудовых книжек, обязан представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы предприятия. Комиссия подтверждает непригодность перечисленных выше бланков к дальнейшему использованию по назначению и предлагает уничтожить их путем сожжения.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее, а также непригодные к дальнейшему использованию по назначению - в том числе в связи с несоответствием установленной форме - подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Хранение трудовых книжек работников осуществляется на предприятии в соответствии с порядком, предусмотренным в отношении документов строгой отчетности. Как правило, их хранение производится в приспособленных для этой цели помещениях кадрового органа - в шкафах или сейфах, обеспечивающих надежную защиту документов от утраты и или порчи. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо - в случае смерти работника - его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровом органе предприятия отдельно от остальных трудовых книжек.

По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке. В соответствии с п. В свою очередь, ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо. О назначении такого лица - как правило, сотрудника кадрового органа предприятия - работодатель издает соответствующий приказ распоряжение. За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица предприятия несут ответственность, установленную законодательством РФ.

Так, в соответствии со ст. Таким образом, неправомерный отказ в своевременном предоставлении работнику надлежащим образом оформленной трудовой книжки, равно как и копий документов, связанных с работой, может обернуться для руководителя предприятия руководителя кадрового органа предприятия привлечением к ответственности, предусмотренной указанной статьей УК РФ.

Статья "Служебный подлог" УК РФ устанавливает ответственность за внесение должностным лицом в официальные документы заведомо ложных сведений, а равно внесение в указанные документы исправлений, искажающих их действительное содержание, если эти деяния совершены из корыстной или иной личной заинтересованности, в виде штрафа в размере от до минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы иного дохода осужденного за период от одного до двух месяцев, либо обязательных работ на срок от до часов, либо исправительных работ на срок от одного года до двух лет, либо ареста на срок от трех до шести месяцев, либо лишения свободы на срок до двух лет.

На практике применение указанной статьи становится возможным в случае, если будет доказано, что руководитель предприятия должностное лицо, ответственное за обращение с трудовыми книжками работников предприятия , совершил виновные действия из корыстной или иной личной заинтересованности - например, предложив работнику взятку за оформление в трудовой книжке записи с "удобной" для него формулировкой увольнения.

Согласно ст. Статья УК РФ предусматривает привлечение к ответственности виновных лиц за незаконное приобретение и или сбыт официальных документов. К числу таких документов относятся, в частности, бланки трудовой книжки и вкладыша в нее. Заметим, что порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее определен Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 22 декабря г.

N н. Нарушение данного порядка по вине работодателя может повлечь за собой наказание штрафом в размере от до минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы иного дохода осужденного за период от одного до двух месяцев, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев. Наконец, в соответствии со ст. Похищение у гражданина паспорта или другого важного личного документа в т.

В свою очередь, работник, виновный в подделке документов изготовлении поддельных документов либо их бланков, в соответствии со ст. В случае использования заведомо подложного документа - в том числе трудовой книжки вкладыша в нее или иных документов например, при трудоустройстве - работник может быть наказан штрафом в размере от до минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы иного дохода осужденного за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от до часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок от трех до шести месяцев.

Материальная ответственность работодателя и работника за причинение ущерба другой стороне трудовых отношений определена и вытекает из положений ст. В случаях, предусмотренных законодательством, наступление материальной ответственности определяется по решению суда. Вход Регистрация Забыли пароль? Главное меню. Вы здесь. Опубликовано пользователем hrconsul. Организация учета и хранения трудовых книжек и бланков трудовых книжек на предприятии Общий порядок организации учета и хранения трудовых книжек и бланков трудовых книжек на предприятии определен разд.

С целью обеспечения надлежащего учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее на предприятии ведутся: - приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; - книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Председатель комиссии: подпись И. Фамилия Члены комиссии: подпись И. Фамилия подпись И. Фамилия Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее, а также непригодные к дальнейшему использованию по назначению - в том числе в связи с несоответствием установленной форме - подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Ответственность работодателя и работника за несоблюдение порядка обращения с трудовыми книжками В соответствии с п. Шкаева Юрист по трудовым вопросам Подписано в печать Комментарии для сайта Cackl e. Популярное сегодня.

Новые темы форума. Электронный документооборот Получить контакты юриста на hh. Оптометрист Подбор рабочих строительных специальностей Психологическое тестирование сотрудников.

Зайти на форум Задать вопрос. Новые комментарии. Valeratal: Есть опыт наблюдения со Valeratal: посоветую искать юристов не Добавить на сайт. Возможность добавления публикаций имеют только авторизованные зарегистрированные пользователи. Зарегистрироваться Войти.

Выберите рассылки, на которые вы хотите или не хотите быть подписанным. Новости HR-Portal. Рассылка HR-Portal Недельный дайджест. Подписка на обновления.

Хранение трудовых книжек

Трудовая книжка работника — важнейший документ, отражающий основные факты его трудовой биографии. Требуется при устройстве на работу в качестве визитной карточки и демонстрации его трудового опыта, востребованности работодателем и дисциплинированности. По окончании трудового периода жизни — сыграет самую значимую роль. При посредстве ТК назначается трудовая пенсия, а её размер устанавливается в соответствии со сведениями, указанными в книжке. Представляется естественным вменение высоких требований, связанных с условиями ведения, хранения и учёта этих важнейших документов.

Порядок ведения и хранения трудовых книжек падает на ответственные лица. После оформления работника в соответствующей должности, работодатель заполняет ТК, внося в неё основные сведения:.

Эта традиция ведения трудового делопроизводства сложилась на заре формирования Советского государства, не утрачивая актуальности, по сей день. Трудовые книжки ведутся на всех работников работающих в учреждении, если работа является официальной.

Принятый Трудовой кодекс РФ осуществил переход права пользования советскими документами в новых условиях государственности, постепенно и поэтапно модернизируя регистрацию работников и их миграцию в пределах РФ.

В настоящее время на одном отрезке трудовой истории уживаются трудящиеся трёх поколений. Это ознаменовано наличием единого нормативного пространства, где учтены следующие виды ТК:. При этом документы унифицированы независимо от источника происхождения, которым полноправно может являться другое государство, которое раньше входило в состав Союза в качестве союзной республики. По существующим нормативам, записи, внесённые в сведения о работе до распада союза и введение Трудового кодекса РФ, являются актуальными как для определения квалификации сотрудника и его профессионального опыта, так и для учёта трудового стажа.

Трудовые книжки в организации на предприятии ведутся специальным отделом, отвечающим за кадровую работу или уполномоченным лицом. Отдел кадров обязательно имеется на крупных предприятиях.

Несколько специалистов, ведущих кадровое делопроизводство, разделены по зонам ответственности. В средних и небольших организациях с числом сотрудников менее человек , подобный отдел может отсутствовать. Выполнение работ делегируется одному из административных или иных уполномоченных сотрудников:.

Организации с числом сотрудников менее 30 могут не иметь освобождённого специалиста по кадрам. Обычно работа с трудовыми записями вменяется секретарю делопроизводителю, а при его отсутствии — ответственность на себя принимает руководитель организации. Часто кадровая работа производится сотрудниками бухгалтерии.

Трудовые книжки по общему положению, установленному Трудовым кодексом в статье 66, должны храниться у работодателя на всём протяжении трудовой деятельности лица. В день увольнения работодатель или ответственное лицо выдаёт её на руки, под роспись. Она заводится на работника принятого по основному трудовому договору не позднее, чем через 5 рабочих дней, руководствуясь частью 4 статьи 66 ТК РФ. После заполнения сведений о приёме на работу, документы регистрируются в соответствующих этому, журналах учёта.

После регистрации документация раскладывается по отведённым местам. Где должны храниться трудовые книжки работников и как хранить трудовые книжки? Оно определяет, что данный документ относится к статусу документации, подлежащей строжайшему учёту и контролю. На этом основании место хранения должно обеспечиваться надлежащей максимальной защитой. В чрезвычайных ситуациях с него востребуется отчёт по принятым мерам безопасности.

Вновь прибывшие сотрудники обеспечиваются трудовой книжкой после оформления на работу. Она заводится непосредственно на предприятии, на новом, чистом, ранее не использованном бланке. Бланк ТК — основа книжки сотрудника, который, однако, не имеет аналогичной ценности. Соответственно его хранение не связано с определёнными условиями. Где хранятся чистые бланки трудовых книжек? Храниться бланки могут в месте, предусмотренном сотрудником кадровой службы или непосредственно руководителем.

Если бланки подвергнутся порче — организация понесёт незначительный материальный ущерб, ограниченный приобретением новых экземпляров. Тем не менее, добросовестный сотрудник обязан хранить их в чистоте и не оставлять в доступном месте, стараясь ограничить их от возможности хищения.

Не надлежащее хранение бланков может спровоцировать преступный умысел у морально неблагонадёжных лиц. Хотя во многих регионах бланки ТК находятся в свободной продаже. Как вести трудовую книжку? Трудовая книжка становится объектом деятельности кадровых специалистов после приёма сотрудника на постоянную работу и заключения с ним трудового договора. Так как принятие лица на должность осуществляется приказом — соответствующий приказ сыграет важную роль в работе с этим документом.

После внесения сведений о приёме на работу, документ убирается на хранение в сейф или иное место, которое должно составлять профессиональную тайну кадровой службы и не подлежать разглашению. При внесении новой записи, он изымается на время оформления сведений и возвращается на место. При увольнении сотрудника, книжка возвращается владельцу под роспись, при условии регистрации выдачи.

Обратите внимание, что подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, должна быть разборчивой, а именно должно быть указано:.

Статья 66 ТК РФ. Трудовая книжка. Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Работодатель за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Кто ведет трудовые книжки на каждого работника?

Если в организации существует отдел по работе с персоналом отдел кадров , сотрудники определяются в соответствии с должностными инструкциями, прописанными для определённых должностей. Как правило, в этом случае доступ к документам имеет начальник отдела и лица, по его распоряжению.

Если такой отдел отсутствует, лицо, ответственное за ведение делопроизводства ТК, назначается приказом директора руководителя. Имеющиеся книжки сотрудников передаются ему актом.

В маленьких организациях руководитель ведёт записи лично. После принятия трудовой книжки от сотрудника, ответственность за её заполнение и хранение возлагается не только на сотрудника кадрового отдела, но и на руководителя, который обязан контролировать процесс ведения делопроизводства этих важнейших документов. Не выданный вовремя документ — правонарушение, за которое может вменяться ответственность в соответствии со статьёй ТК РФ.

По требованию выдача должна быть осуществлена в последний день работы. В иных случаях — не позднее 3 дней по её завершении. При отсутствии специалиста кадровой службы или менеджера по работе с персоналом, руководитель имеет право:. Избранный руководителем сотрудник назначается приказом. В приказе указывается фамилия, имя и отчество лица, его должность. Копия приказа подписывается сотрудником в том, что с приказом он ознакомлен. Далее приказ регистрируется в книге приказов на общих основаниях.

С назначенной в приказе даты, постановление об ответственности за ведение и хранение ТК вступает в силу. При назначении ответственного лица определяются условия, на которых сотрудником принимаются полномочия. При назначении руководитель просматривает штатное расписание и выбирает подходящую кандидатуру. Уместно сориентироваться и на известное своей ответственностью лицо.

После предварительной беседы и получения согласия со стороны работника, составляется приказ о передаче ему обозначенных полномочий.

Приступить к исполнению обязанности он может после проведения с ним инструктажа под роспись , а также — после его обучения работе с персональными данными. Освобождение уполномоченного и назначение нового, может осуществляться одним приказом или двумя разными. Ситуация зависит от одновременности назначения или от наличия временного отрезка между назначениями. При смене уполномоченного, его также необходимо проинструктировать об основных положениях проведения процедуры ведения и хранения ТК.

При назначении или смене ответственного лица, право распоряжения трудовыми книжками переходит к нему только после их принятия специальным актом. Акт составляется на основании приказа о принятии данных полномочий, при создании комиссии из незаинтересованных лиц. Акт устанавливает дату проведения передачи ответственности и определяет число членов комиссии с указанием:.

Далее даётся полный перечень книжек сотрудников, с указанием фамилии, инициалов и должности каждого из владельцев ТК. Если документов много, их необходимо классифицировать по подразделениям, где работают сотрудники, а внутри располагать в алфавитном порядке. Те, которые находятся на руках у сотрудников и оформлены надлежащим образом, передаются отдельно в конце списка, с наименованием имеющегося в наличии заместительного документа.

После составления документ подписывается членами комиссии, а лицо, передающее полномочия освобождается от ответственности. Скачать образец бланк акта приема-передачи трудовых книжек. Трудовые книжки филиала находятся на хранении в центральном офисе, где производится их заполнение.

После приёма на работу сотрудника филиала, его книжка передаётся в кадровую службу руководителю офиса, а при увольнении — возвращается владельцу. В филиале, где не предусмотрено хранение книжек, не создаются особые условия для их размещения, что не предоставляет гарантии их абсолютной сохранности.

Однако если центральный офис расположен за пределами населённого пункта с расположением филиала, необходимо хранение документа в условиях филиала до момента его отправки. В этих условиях, а также — в ситуации транспортировки этот документ подвергается определённому риску. Естественно, в таких случаях не просто вернуть работнику ТК после увольнения в положенные сроки, что может спровоцировать его претензии.

В соответствии со статьёй 66 ТК РФ, срок хранения трудовых книжек на предприятии соответствует сроку работы этого сотрудника. После его увольнения она должна быть выдана незамедлительно. В случае если документ не забран владельцем после его увольнения, после проведения предупреждающих процедур о необходимости забрать принадлежащую ему книжку, она выкладывается отдельно от других.

После этого она приобретает статус невостребованной трудовой книжки. Она хранится в том же несгораемом шкафу или сейфе, что и другие документы, но в отдельной пачке.

Трудовая книжка работника — важнейший документ, отражающий основные факты его трудовой биографии.

Трудовая книжка является единственным обобщающим документом, в котором сконцентрированы сведения о трудовом стаже и местах работы человека до года. Восстановить информацию за длительный период в любом случае будет сложно, а часто и невозможно.

В связи с этим исключительную важность имеет сохранность книжки на предприятии или в организации учреждении. Сложность заключается в том, что на нормативном уровне не предусмотрено требований к администрации юрлиц и предпринимателям по хранению трудовых книжек. Данное требование обусловливает как минимум необходимость установки пожарной сигнализации и применение мер безопасности. Место хранения БСО по завершении рабочего времени должно быть опечатано.

Для работы с бланками назначается ответственное лицо, которое несёт полную материальную ответственность за сохранность документов. Но всё вышесказанное относится исключительно к бланкам трудовых книжек, но не к оформленным документам, которые представляют ценность непосредственно для работника.

Из ст. В такой ситуации уместна аналогия закона. Установленные для хранения бланков требования должны выполняться и по отношению к оформленным книжкам. Администрация обычно обеспечивает надлежащие условия хранения книжек, но в небольших организациях возможны грубые нарушения. Книжки могут находиться в столе или открытом шкафу в кабинете руководителя , ответственное за работу с трудовыми книжками лицо не определено и т.

Законодательством предусмотрены только две ситуации, когда работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки работнику. Во всех других случаях сотрудник вправе потребовать заверенную копию документа или выписку из него, а никакие органы и учреждения не вправе требовать предоставления оригинала.

При временной выдаче трудовой книжки работник оставляет расписку в получении. При возврате книжки в связи с увольнением сотрудник должен расписаться в специальном журнале учёта движения таких книжек.

Есть вопросы? Спросите юриста! Опубликовано: Содержание Показать. Условия хранения должны исключать возможность порчи и хищения. Испорченные бланки подлежат уничтожению с оформлением соответствующего комиссионного акта.

Неполученные трудовые книжки, в том числе в случае смерти сотрудника, хранятся у работодателя до востребования в случае смерти получить документ имеют право родственники умершего. Общий срок архивного хранения составляет 50 лет. Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 Это бесплатно.

Вячеслав Садчиков. Практика в сфере недвижимости, тудового права, семейного права, защите прав потребителей. Задать вопрос. Переход на электронные трудовые книжки в году - порядок действий, преимущества для работников, сроки. Прекратят ли существование бумажные версии? Порядок заверения копии трудовой книжки по новым правилам в году.

Образец трудовой книжки, заверенной по новым правилам. Копия трудовой книжки при оформлении загранпаспорта: всегда ли нужен заверенный документ, у кого получить заверенную копию? Взыскания за нарушения трудовой дисциплины в трудовой книжке: нужно ли вносить и как это делается? Нормативные требования к оформлению уведомления о получении трудовой книжки работником при его увольнении. Акт приема-передачи трудовых книжек: особенности документа и требования к его составлению и оформлению.

Задать вопрос эксперту. В ближайшее время мы опубликуем информацию.

Где хранится трудовая книжка работника по закону

Поговорим об учете и хранении трудовых книжек и бланков трудовых книжек, а также ответственности за несоблюдение порядка обращения с трудовыми книжками. Общий порядок организации учета и хранения трудовых книжек и бланков трудовых книжек на предприятии определен разд. С целью обеспечения надлежащего учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее на предприятии ведутся:.

Акция месяца 8 88 Повысьте свою квалификацию в Высшей Школе Кадровика. Зарегистрируйтесь, чтобы получить этот файл и все новые образцы документов, которые нужны кадровой службе в году.

Личные книжки с записями о трудовом стаже были введены еще в году. До настоящего времени они являются едва ли не единственными документами, подтверждающими рабочий стаж до года при оформлении пенсии по старости. По желанию работника, работодатель может вести только электронный вариант трудовой книжки. В данном случае бумажный документ выдается на руки работнику с соответствующей записью. А работодатель больше не несет ответственности за бумажный документ. Если же сотрудник изъявит желание, бумажный вариант трудовой книжки работодатель может вести и дальше. В матриале далее рассмотрим порядок хранения бумажных трудовых книжек, в случае если сотрудник выбрал и бумажный и электронный документ. Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами. В перспективе на 25—50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации. Действующие нормативные акты придают большое значение тому, где хранятся трудовые книжки работников на предприятии.

Трудовая книжка характеризует историю трудовой деятельности отдельного человека, содержит данные о стаже, местах работы и продолжительности. Узнайте, кто обязан следить за документом, где хранится трудовая книжка работника по закону, в какие сроки производится возврат, что делать при утере, и какие меры наказания предусмотрены за ненадлежащее отношение со стороны работодателя.

Где должны храниться трудовые книжки работников?

Трудовая книжка является единственным обобщающим документом, в котором сконцентрированы сведения о трудовом стаже и местах работы человека до года. Восстановить информацию за длительный период в любом случае будет сложно, а часто и невозможно. В связи с этим исключительную важность имеет сохранность книжки на предприятии или в организации учреждении. Сложность заключается в том, что на нормативном уровне не предусмотрено требований к администрации юрлиц и предпринимателям по хранению трудовых книжек. Данное требование обусловливает как минимум необходимость установки пожарной сигнализации и применение мер безопасности. Место хранения БСО по завершении рабочего времени должно быть опечатано.

Нормативы и регламент ведения, хранения и учета трудовых книжек

Учет и хранение трудовых книжек в организации — это одна из обязательных задач, которую решает работодатель. Особые правила установлены только для физических лиц. Но с введением электронных трудкнижек все поменяется. Правила и порядок ведения и хранения трудовых книжек и внесения в них записи строго регламентированы постановлением Минтруда России от Заполняют от руки черной, синей или фиолетовой ручкой, использование для заполнения карандаша или маркера не допускается. Все слова прописывают полностью, сокращения недопустимы. Трудовая книжка содержит:.

Правила хранения трудовых книжек

.

Хранение трудовых книжек в организации: требования к месту хранения, возможность выдачи на руки

.

.

.

Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. spireagro

    Всё правильно. И всё окупится.

  2. Фортунат

    Когда вступит в силу этот закон?

  3. Милица

    Лайк, до просмотра. Подписан давно, колокольчик нажат, жду продолжения. Интересно знать чем кончится дело. Человека суд оправдал, а глав. полюцмен всё равно говорит, что его дебилы правы.

© 2018-2021 tacina-molodezh.ru