+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Текст письма может излагаться в письмах

Текст письма может излагаться в письмах

В процессе деятельности юридические лица и индивидуальные предприниматели, как правило, ведут активную переписку с госорганами, контрагентами. Для соблюдения делового этикета имеет важное значение правильное составление делового письма. Кроме того, письмо в рамках деловой переписки может быть письменным доказательством в арбитражно-процессуальном доказывании, которое удостоверяет или излагает факты и обстоятельства, имеющие значение для правильного разрешения спора, когда способ его составления позволяет установить достоверность документа. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Рекомендации по составлению делового письма

Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства.

Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным. На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов.

Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную официальную и личную. Пометка "Лично" на письмах, направляемых по адресу организации, может иметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера.

Официальная переписка классифицируется по различным признакам основаниям деления см. Перечень признаков классификации деловой переписки не исчерпывается указанными основаниями деления. Важным моментом при организации работы по подготовке и оформлению писем является наличие официально утвержденной формы письма или требований к его составу и содержанию. Информационное письмо — деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения.

В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях.

Иногда эти письма называются методическими. Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. На практике встречаются письма с названием "директивное письмо". В данном случае следует иметь в виду, что законодательство ограничивает использование документов, относящихся к деловой переписке, в качестве инструмента нормативного регулирования.

Так, Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации утверждены постановлением Правительства РФ от Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти могут издаваться только в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.

Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается. Письмо-сообщение — деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения — письма небольшого объема, нередко состоящие из одного—двух предложений. Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:.

Письмо-извещение — деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т. Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, а также одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может иметь приложения. В них могут быть карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы. Письмо-извещение может быть одновременно письмом-приглашением, но приглашение может быть и отдельным документом. Подписываются такие письма руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведения мероприятия, либо несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.

Сопроводительное письмо — деловое письмо, используемое для отправки документов проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др. Текст сопроводительного письма начинается словами: Представляем Вам… в вышестоящую организацию , Направляем Вам… в подведомственную организацию , Высылаем Вам… в стороннюю организацию. Одновременно может быть указана дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:.

Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы, предложения и пояснения. Для некоторых управленческих действий разработаны типовые формы сопроводительных писем например, письмо Минфина России от Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которую ставят непосредственно под текстом.

Гарантийное письмо — деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение. Гарантийные письма адресуются организациям и лицам. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и др. В тексте гарантийного письма, как правило, содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: Оплату предоставление услуг и т.

Если в письме гарантируется оплата, автор должен сообщить свои банковские реквизиты. Гарантийные письма подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяются печатью организации. Следует иметь в виду, что в отдельных случаях нормативными правовыми актами утверждены унифицированные формы гарантийных писем, которые следует использовать при документировании определенных управленческих действий.

Например, приказ Росстроя от Письмо-предложение — деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора продавца или в ответ на письмо-запрос. Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе. Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким.

Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров. Письмо-просьба — деловое письмо, цель которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору.

Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб. Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и ее изложение. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола просить :. В одном письме может содержаться несколько просьб.

В этом случае используются следующие языковые обороты:. Письмо-заявка — деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией. В деятельности, связанной с получением товаров и услуг, такое письмо может использоваться и как первичный документ, на основании которого предварительно рассматривается вопрос, оформляется заказ или составляется договор.

Разновидностью заявок являются документы, представляемые в органы исполнительной власти и организации их подчинения в целях регистрации каких-либо прав, получения разрешений и т. Заявка может составляться по унифицированной форме или иметь установленный состав реквизитов. Например, требования к заявке определены постановлением Правительства Москвы от Если заявка составляется в свободной форме, в нее включается только та информация, которая существенна для автора письма.

Поскольку письмо-заявка — это фактически просьба выполнить какую-либо работу, оказать услуги, включить в состав участников какого-либо мероприятия и т. В зависимости от ситуации в текст письма-заявки включаются дополнительные сведения, касающиеся участников мероприятия, предмета заявки, условий выполнения работ или участия в проводимых мероприятиях и т. Например, если составляется заявка на участие в каком-либо мероприятии семинаре, конференции, фестивале, ярмарке и т.

Если составляется заявка на оказание какого-либо вида услуг, указываются все существенные стороны предмета заявки и все необходимые данные об авторе заявке, помимо тех, что содержатся в бланке письма. В этом случае авторы, как правило, так и пишут на самом письме — гарантийная заявка.

Хотя вряд ли имеет смысл выделять гарантийную заявку в особую разновидность, поскольку в этом случае мы имеем дело с обычным гарантийным письмом. Любое гарантийное письмо — это просьба заявка выполнить что-то с гарантией оплаты либо иной формы компенсации. Письмо-подтверждение — деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.

Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов — необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением. Подтверждаем получение документов, предварительную договоренность, согласие и т. Письмо-напоминание — деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей.

Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.

Письмо-напоминание может содержать еще одну часть — указание на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация — автор письма, если адресат не выполнит необходимые действия, например: В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции и т.

Письмо-требование — деловое письмо, цель которого — заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей. Письма-требования, как правило, — письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, существо сложившейся ситуации, требование о необходимости выполнения обязательств и угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены.

Претензионное рекламационное письмо — деловое письмо, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии рекламации — возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора.

Претензия рекламация составляется в письменной форме на бланке письма. Фактически это разновидность коммерческого письма. Поскольку в практике возможно множество ситуаций, дающих основание для предъявления претензий, не может быть единой формы претензии, но можно говорить об обязательных элементах текста и о правилах оформления, которые следует соблюдать всегда, независимо от того, по какому поводу составляется претензия.

Претензии направляются виновной стороне заказным письмом или с уведомлением о вручении с приложением копий всех документов, подтверждающих обоснованность претензии и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон.

Документы-приложения должны быть перечислены в тексте претензии или в отметке о приложении. В зависимости от предмета претензии приложениями к претензии могут быть такие документы, как акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству, рекламационный акт, транспортные документы и др. Письмо-запрос — деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов. Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса просьбы.

В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью. В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. Письмо-запрос требует письма-ответа. Особый статус имеют запросы, направляемые органами власти.

Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства. Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи.

Самая лучшая стратегия общения с клиентом или с коллегой — это проявить к нему уважение и заботу. О человеке нужно заботиться, чтобы ему было удобно и приятно читать письма. А уважение — чтобы мы не отнимали его время и внимание на пустяки. Первое, что нужно знать о текстовой гигиене — это следование теме письма.

Самое страшное, что вы можете сделать, это отправить письмо без темы. Найти письмо без темы очень трудно. Я предлагаю в теме делать все, чтобы читатель мог, посмотрев на нее из инбокса, принять решение, смотреть это письмо сейчас или не смотреть, а если смотреть, то когда.

Первая часть здесь — это проект, название проекта, контекст. Вот я сижу, ковыряюсь в своей почте, и тут мне приходит письмо. Значит, я прочитаю это письмо прямо сейчас. Вы позволили мне принять решение в данный момент. Вторая часть — это задача, которую от меня хотят, чтобы я что-то сделал. Например, утвердить смету. И я понимаю: на утверждение сметы мне нужно примерно час, чтобы изучить, прочитать.

И я принимаю решение: час на утверждение сметы у меня будет после обеда. Дальше я смотрю срок. До четверга Сегодня среда, допустим, время после обеда. Ну, классно! Я могу это сделать либо сегодня вечером, либо завтра утром.

До я точно успею. Такая тема позволяет человеку самостоятельно оценить, когда он хочет решить эту задачу. Что он хочет, чтобы вы сделали?

В первую очередь обратили внимание? При этом он не знает, чем я занимаюсь. Может, я мир спасаю? Когда мы так говорим, мы проявляем к человеку некоторую степень неуважения, сами того не замечая. А во-вторых, мы не даем ему инструментов принять самостоятельное решение. Это позволит мне принять решение и быстро сделать эту работу. Уважение ко времени проявляется вот в этой маленькой детали. То есть, первое, что необходимо в теме, это контекст — что это, к чему это относится: проект, компания или ситуация, или отдел, что-то, что объясняет человеку, что он должен вспомнить, какой загрузить файл себе в голову.

Второе — это нужные подробности для принятия решения. За какой квартал этот документ, с кем этот договор, на какой срок это продление, какая сумма в акте, или что произошло в каком дата-центре. То есть какие-то детали, подробности, на которые он должен обратить внимание. И третье — это срок, если он актуален. Идеальное письмо состоит из одного абзаца. Потому что его легко прочитать, на него легко ответить.

Но такое бывает не всегда. И вообще, если письмо получается слишком длинным, это уже сигнал того, что вообще-то лучше позвонить. Но допустим, что телефонная связь во всем мире сломалась, позвонить мы не можем, а что-то рассказать коллеге нужно. Но когда человек видит слишком большое письмо, он думает, что лучше всего отложить его на потом.

И отвечать на него он будет в последнюю очередь. И может быть, не ответит никогда. В деловой переписке нельзя:. Очень трудно зацепиться взглядом за какой-то кусочек текста. Если ключевых мыслей сразу несколько, лучше письмо разбить на несколько писем. Тогда читатель сможет по очереди их открывать, если ему это понадобится. Есть еще такой прием, как разбивать текст на абзацы. Этот прием поможет акцентировать внимание на нужном абзаце.

Можно просто разбить на одинаковые абзацы, уже одно это будет удобно читателю. Но можно сделать и хитрее. Люди обычно не читают текст подряд, они скользят глазами по всему тексту, выцепляют что-то самое интересное. И как сделать так, чтобы читатель выцепил глазами то, что нам важно? Нужно абзацы сделать не равными по объему, а один какой-то сделать в одну строчечку, и тогда читатель обязательно прочитает эту строчку. Это хитрый приемчик, который работает. Вывод: самое главное, чтобы абзацы вообще были.

Основную мысль письма нужно поставить в отдельный абзац. Или в начало и потом пояснить. Или в конец, чтобы привлечь внимание. Людям не свойственно делить мысль на абзацы.

Это противоречит всем нейрофизиологическим процессам, которые происходят у нас в голове. Мы не мыслим кусками, мы мыслим непрерывным процессом, который никогда не останавливается. Наша мысль устроена линейно. Поэтому для большинства неподготовленных людей разбить на абзацы — это большая задача, потому что им нужно прервать естественный поток мыслей. Вы помните, как в школе учат делить на абзацы. Учительница диктует диктант и говорит: пишем с красной строки. Почему он там, этот абзац?

Почему автор там решил его поставить? Кто его знает? Нас не учат очень базовой вещи — по какому принципу эту мысль делить. Представьте себе, три часа ночи, ваш телефон издает призывные звуки. Вы думаете: кто-то лайк поставил в инстаграмме. Открываете, а там письмо с какой-нибудь просьбой от руководителя, адресованное группе людей. Ваша первая мысль? Чур не я! Пусть кто-то другой сделает! И кто-то сделает, но только когда к нему придет сам этот товарищ и лично скажет: давай!

Кому надо? Кто за это будет отвечать? Вообще никакого обоснования. Но это не от злого умысла автора. Автор просто в три часа ночи проснулся с мыслью… Это руководитель, и он не будет думать, кто будет заниматься реализацией. Реализация — это для пролетариата. Он написал коллективу, и коллектив должен как-то самоорганизоваться. В одной компании есть такая практика: на планерках если кто-то что-то неправильно говорит, директор запускает в него пепельницей… Вот это из той же серии.

На самом деле это можно сделать так. Мы говорим, к кому конкретно обращаемся. Витя, Маша, привет! Дальше: прошу вас составить стратегию продвижения и т. И дальше — конкретно два поручения. Витя, родной, сделай вот это. Маша, дорогая, подготовь то. У этого письма есть шанс, что оно будет выполнено. Дальше человек говорит: я предлагаю встречу в понедельник в такое-то время вместо нашей традиционной встречи по маркетингу.

То есть он не влез поверх их текущих дел, а заменил старую встречу на новую. Кроме того, можно сделать шаг навстречу. Сделать какие-то скриншоты, добавить информацию по теме. Как бы говоря: вот я вам дал задание, но я с вами сотрудничаю, я немножечко делаю шаг вперед. Благодаря этому он становится не просто боссом, а он как будто бы с ними уже играет, помогает им.

Образец делового письма

Пожалуй, каждому человеку когда-нибудь приходилось писать деловое письмо. И при его составлении становится понятно, что это достаточно непростое занятие. Существует множество правил и норм современной деловой переписки, незнание которых может сыграть с отправителем плохую шутку. Прочитав эту статью, вы поймете, в каких случаях требуется составление делового письма, как его правильно оформить, как вести переписку на английском языке и каких ошибок следует избегать.

Деловое письмо — это документ, который выполняет ряд функций и касается одного или нескольких взаимосвязанных вопросов. Деловые письма составляются по разным поводам и имеют множество разновидностей. Деловая переписка ведется в рамках взаимодействия между сотрудниками одного или разных предприятий.

С ее помощью можно донести нужную информацию до коллеги или партнера, внести предложение, предъявить претензию, попросить о чем-то. Такая переписка предусматривает следование определенным правилам и нормам написания и оформления документов.

Можно классифицировать любое деловое письмо. Виды таких писем совершенно разные. Выделяется несколько их групп, каждая из которых включает в себя письма, объединенные определенным признаком: темой, функцией, получателем, композицией, формой отправления. Существуют правила, по которым пишется любое деловое письмо.

Оформление этого документа начинается с продумывания его содержания. Информация в письме должна быть представлена четко и по делу, получатель должен понимать, что именно хотят до него донести, а автор — какого результата он желает добиться.

Содержание любого письма должно быть понятно адресату, поэтому важно наполнить его необходимой информацией. Составителю нужно хорошо владеть вопросом, о котором идет речь. Письма бывают простыми по содержанию и сложными. Первые, как правило, короткие и часто не требуют от получателя написания ответа. Вторые могут быть длинными и развернутыми, содержать несколько пунктов и подпунктов, информация излагается в них поэтапно. Как обычно выглядит развернутое деловое письмо?

Структура примерно такая: вступление, основная часть и заключение. Именно официальный стиль оформления отличает деловое письмо. Обращение в нем располагается по центру. При написании официального письма важно выдержать стиль. Деловое письмо нужно составлять с использованием соответствующей лексики и оборотов речи.

Что нужно помнить, составляя деловое письмо? Требования к таким письмам заключаются в следовании определенным стандартам:. Знание подобных требований и стандартов пригодится не только при составлении деловых писем.

Для написания хорошего коммерческого предложения тоже требуются определенные навыки. Как создать отличный оффер, можно узнать тут. Очевидно, сейчас деловые письма отправляются в основном по электронной почте.

В принципе чтобы написать электронное деловое письмо, нужно следовать тем же требованиям, которые предъявляются и к обычным бумажным письмам. Мы выяснили, как писать деловое письмо на русском. А как обстоят дела с написанием писем для иностранных компаний?

В США существует своя форма написания даты: сначала идет месяц, потом число, потом год 9 октября года будет выглядеть так — В Британии дата пишется так же, как в России, однако месяц все лучше писать буквами, а не цифрами, во избежание неразберихи. Для писем, которые отправляются в США, установлен следующий порядок написания адреса: номер офиса, номер дома, название улицы, индекс, название штата.

На письмах, отсылаемых в Великобританию, нужно указать название графства и страны. В письмах, которые отправляются в Соединенные Штаты, после обращения нужно ставить двоеточие. А если письмо посылается в Великобританию — запятую.

Восклицательный знак в данном случае не используется. В деловых письмах обязательно нужно указывать его тему, чтобы получатель сразу понял, о чем пойдет речь. Для удобства чтения нужно делить текст на части, делать абзацы. Иногда можно писать все предложения с новой строки. Оно должно соответствовать стилю переписки, степень официальности определяется общим характером написанного.

Тут все стандартно: после прощания идет указание имени, фамилии, должности и места работы, потом следует подпись. Составляя деловое письмо, правила написания которого довольно понятны и просты, не следует забывать, что его получит человек, которому не хочется тратить много времени на прочтение и попытки разобраться в написанном.

Как написать деловое письмо, чтобы не вызвать недовольство получателя? Важно избегать распространенных ошибок. Как уже говорилось выше, хороший вариант для рабочей переписки — применение специально разработанных почтовых шаблонов. Они настраиваются довольно просто и избавляют отправителя от необходимости каждый раз думать, как оформить письмо. Если шаблона нет, важно обращать внимание на все нюансы деловой переписки: использовать белый фон, средний размер шрифта черного цвета, в конце указывать имя, должность, название компании, все контактные данные.

Использовать в деловой переписке необычные шрифты и яркие цвета для фона и текста неуместно. Курсив и жирный шрифт допустимо применять в ряде случаев, но нечасто. Нельзя забывать о теме, когда вы пишете деловое письмо. Нормы делового письма предусматривают краткое указание тематики. Получателю это сильно упрощает рабочий процесс: во-первых, он сразу понимает, что увидит в сообщении, а во-вторых, при необходимости его будет легче найти среди сотен других писем.

Кроме того, иногда это помогает защитить электронное послание от попадания в папку со спамом. Однако если есть предположение, что оно все-таки там оказалось, стоит продублировать свое письмо. Формулировать тему документа нужно кратко, она должна быть емкой и отражать суть содержимого. Бывает, что в процессе переписки с клиентом тема письма меняется: сначала обсуждалось одно, но в итоге было принято решение работать над другим проектом. В этом случае не стоит менять тему, лучше просто создать новую цепочку писем, разделив разные направления деятельности в переписке.

Не стоит злоупотреблять флажком, который обозначает срочность вопроса. Его нужно ставить только на те письма, которые содержат вопросы, требующие быстрого решения. Цитирование не принято использовать в деловой переписке, по крайней мере в том виде, в каком оно используется в неофициальном общении. Если необходимо сослаться на какую-то информацию, можно сделать ссылку на соответствующий документ или прикрепить его как дополнительный файл в электронном письме либо сделать приложение в традиционной переписке.

Составляя деловое письмо, текст нужно делать как можно более четким и емким. Коротко и по делу — вот девиз автора в этом случае. Растекаться мыслью по древу тут совсем неуместно. Как обращаться к собеседнику, составляя деловое письмо?

Типы этих писем, коих немало, диктуют применять разный подход к этому вопросу. В повседневной переписке использовать такое обращение не стоит, это абсолютно неуместно и порой даже нелепо. Выше уже говорилось, что максимально комфортный для отправителя срок ожидания ответа составляет два дня. Поэтому стоит очень внимательно относиться к своей переписке и не откладывать составление письма в долгий ящик. Забывая ответить на письмо, мы демонстрируем неуважение к коллеге или партнеру, невнимательность, пренебрежение своими обязанностями.

Даже если в данный момент по существу ответить нечего, следует сообщить об этом собеседнику. Он увидит, что его послание было прочитано и принято к сведению. Если вы знаете, что в ближайшие дни вас не будет на рабочем месте, имеет смыл настроить в почте автоответ, в котором будет указано, что в данный момент письмо не может быть прочитано. Можно указать контакты коллег, которые смогут сориентировать по срочным вопросам. Не отвеченные письма скрываются в куче бумаг или других электронных писем, что затрудняет их последующий поиск и ведение дел в целом.

Необходимо по возможности сразу давать ответ, структурируя и облегчая свою работу таким образом. Некоторым людям сложно отказывать другим, поэтому они предпочитают вовсе не отвечать, однако это очень некрасиво по отношению к собеседнику, который вынужден теряться в догадках относительно своего письма. Как писать деловое письмо, если вопросов накопилось слишком много?

Мы уже не раз говорили о том, что краткость в деловой переписке — одно из главных достоинств. И лучше освещать в одном письме какой-то один конкретный вопрос. Однако бывает так, что нужно уместить в одно письмо информацию сразу по нескольким аспектам работы. Чтобы получатель смог прочитать все написанное, не упустив ни одного важного момента, нужно выделять ключевые элементы разными способами: абзацами, номерами, специальными маркерами.

Письмо должно быть структурированно, мысли поданы в нем ясно, без лишних деталей. Долгим пространным рассуждениям не место в деловой переписке. Название почтового ящика — это ваше электронное имя. Оно должно быть более официальным и иметь деловой характер. Как правило, устраиваясь на работу в компанию, человек получает новый адрес корпоративной почты и не имеет проблем в этом плане.

А вот люди, работающие на удаленке, нередко забывают об этом аспекте своей деятельности и часто представляют себя в невыгодном свете. Составляя деловое письмо, начало документа нужно оформлять определенным образом.

Сперва идет обращение к конкретному получателю или группе лиц, которые отвечают за адресованные им вопросы. Нередко люди не указывают имя человека, к которому обращаются, и это неправильно. Иногда это вводит получателя в заблуждение. Чтобы этого не произошло, нужно указывать всех поименно.

ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА

Если вы думаете, что эпистолярный жанр канул в Лету, вы глубоко ошибаетесь. В быту, не поспоришь, стало привычным звонить по телефону или обмениваться моментальными сообщениями ICQ — просто и быстро. Относиться к написанию деловых писем необходимо щепетильно и ответственно. Для любого делового письма, в том числе посылаемого по электронной почте, рекомендуется использовать фирменный бланк , где указаны реквизиты организации. Это подчеркивает, что за письмом стоит солидная фирма, и с ней можно иметь дело.

Обязательно указать дату написания письма. Месяц желательно писать буквами, сокращения, типа Деловое письмо должно содержать заголовок , раскрывающий содержание текста. Это значительно облегчает обработку и сортировку писем получателем. В первую очередь надо добиться того, чтобы ваше письмо выделили из массы аналогичных и направили нужному сотруднику. Тема письма подчеркивается или пишется заглавными буквами. Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма.

Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз — в письме, и оно складывается так, чтобы адрес получателя оказался в окошке.

Адрес пишется в следующем порядке: номер дома, улица, название города, области, республики штата, графства, кантона и т. После адреса — инициалы и фамилия адресата. Во всех западноевропейских странах и в США опускать титулы считается невежливым. Во Франции и в Англии дворянский титул адресата всегда указывается в адресе, но его не принято упоминать в тексте письма.

В данном случае сокращения неуместны. Иначе получатель вправе подумать, что вы его на самом деле не очень-то уважаете. Хорошее впечатление производят деловые письма, в которых после приветствия содержат некое вступление-комплимент.

Обычно говорят о том, что рады приветствовать столь известную фирму, что для вас будет оказывать услуги столь солидному партнеру большой честью и т. Можно выразить надежду на долговременное и взаимовыгодное сотрудничество.

Письма, составленные в таком стиле, всегда создают впечатление, что его автор имеет низкий социальный статус. Поэтому нужно всячески избегать употребления общих фраз, слов-паразитов и ненужных прилагательных. Такой фразой вы психологически настраиваете людей против себя. Не стоит высокомерно указывать партнерам, как им следует себя вести. Смысл тот же, но тон письма настраивает на более доброжелательное к вам отношение.

О писывая деятельность своей фирмы, для создания впечатления конкретных достижений обратите внимание на выбор глаголов. Глаголы совершенного вида говорят о реальных результатах: выполнили, разработали, увеличили, создали, сделали и т. Глаголы несовершенного вида создают более неопределенные по отношению к результату деятельности: производим, работаем, выполняем, участвуем. Они дают представление скорее о выполняемых функциях, чем о достигнутых результатах. В письме-просьбе , по возможности, сжато укажите причину, саму просьбу сформулируйте чётко, заранее поблагодарите за исполнение.

В знак благодарности за ответ, как выражение готовности к сотрудничеству или в качестве информационного сообщения пишутся письма-извещения. Под таким письмом достаточно поставить подпись референта. Письмо-напоминание направляется в тех случаях, когда с помощью телефонных переговоров или личного контакта не удается получить желаемый результат. Цель такого письма — тактично напомнить о необходимости выполнить взятые на себя обязательства.

Письмо-подтверждение является гарантией ранее данных обещаний или уже оговоренных условий. Такое письмо является выражением вежливости и уважения к партнеру.

В письме-претензии должна содержаться сама претензия, основание для её предъявления и конкретные требования. В ответ на претензию пишут письма-отказы. Начинать и заканчивать такое письмо лучше с позитивной информации: например, перечислением того, с чем вы согласны, затем объяснить причину отказа. Письмо поможет, несмотря на отказ, поддержать нормальные отношения с клиентом или партнером. Письмо-извинение обычно содержит изложение причин, по которым внезапно нарушается предварительная договоренность.

В ряде случаев такое письмо направляется после уведомления по телефону. Гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за что-либо с указанием вида операции, которую предстоит произвести. Поздравления, благодарности, соболезнования лучше писать от руки, чтобы подчеркнуть искреннее и индивидуальное отношение к партнёру.

Письмо, содержащее серьезное деловое предложение , предполагающее денежные взаиморасчеты на солидную сумму, лучше отправлять по почте, а не по факсу или e -mail. В идеале почтовый курьер должен вручить его лично руководителю или секретарю. Такое письмо обязательно должно иметь большой фирменный конверт, отпечатанный типографским способом. Как видите, всё очень просто, хотя условностей более чем достаточно. Пишите письма! Встройте "Правду. Ру" в свой информационный поток, если хотите получать оперативные комментарии и новости:.

Подпишитесь на наш канал в Яндекс. Дзен или в Яндекс. Добавьте "Правду. Сетевое издание "Правда. Главный редактор: Новикова Инна Семеновна. Электронный адрес: home pravda. Полный перечень организаций, находящихся под судебным запретом в России, находится на сайте Минюста РФ. Наш сайт использует файлы cookies. Узнать больше , что такое cookies.

Автор Гульнара Кирпичева. Подпишитесь на нашу рассылку. Темы дорога. Последние материалы. Новости и аналитика. Украина закрыла границу с Белоруссией. Помощники Навального могут сесть в тюрьму лет на 7. Парапсихолог: сын Петросяна в опасности. Жириновский потребовал арестовать Навального. Обратная связь Реклама Карта сайта Архив О проекте.

Промокоды Навигатор. Политика конфиденциальности Использование cookie файлов Этическая политика Политика исправлений Политика проверки фактов Политика неназванных источников.

Пожалуй, каждому человеку когда-нибудь приходилось писать деловое письмо. И при его составлении становится понятно, что это достаточно непростое занятие.

Правила делового общения безнадежно устарели. Привыкните к тому, что это поле обязательно для заполнения. Иначе ваше письмо попадет в черную дыру ящика адресата.

Именно этой строчкой можно и нужно привлечь внимание к вашему письму. Кратко и содержательно. Прежде чем обратиться к человеку, проверьте имя еще раз. По мнению редакции Sostav, это моветон. Рекомендуем также уточнить, какое обращение принято в компании или как адресат предпочитает, чтобы его называли в России имя часто сопровождается отчеством. Стоит задуматься и о форме имени. В этом случае можно начать называть человека простой формой имени.

Это нарушение границ. В большинстве случаев ссылку зашивают в конкретное слово. Но если вы предпочитаете просто вставлять ее в тело письма — не забудьте нажать Enter, чтобы ссылка стала активной.

В противном случае адресату придется вручную копировать ссылку и вставлять ее в строку адреса в браузере. Известное среди рекламщиков наблюдение: написанное в конце текста машинально удерживает внимание сильнее, чем то, что находится в середине сообщения. Структура такая:. Слушать этот поток сознания мучительно.

Что внутри? Тут каждый пишет как может. Что нужно сделать? Вот это обычно забывается. Нет ничего хуже неотвеченных писем. Пунктуация, орфография. Бинго, гениальная схема. Правила узнали, советы выслушали, лайфхаки уже готовы применять. На рекламном рынке каждый знает не понаслышке: любое письмо может быть обнародовано, переслано тому, кому оно не предназначалось. Писать письма с ошибками, на мой взгляд, не имеет права никто: ни самый богатый клиент, ни самое крутое рекламное агентство, ни самый эффективный поставщик.

Возможно, это сказывается моя старая закалка и воспоминания о мире, в котором на офисную работу не принимали безграмотных людей. Люди сегодня перегружены информацией и не любят длинных писем. На мой взгляд, деловая переписка сегодня — это вежливые и короткие сообщения с указанием конкретной темы, вопроса и предложения по дальнейшим шагам. Иногда я игнорирую правило отправки ответов в рабочее время, так как некоторые письма требуют срочной реакции даже в выходной день, но сама я не пишу партнерам вне рабочего времени.

При необходимости создать новую ветку переписки. Деловая переписка сильно изменилась за последние 10 лет, особенно это стало заметно на нашем рынке. Сегодня обсуждения рабочих моментов перекочевали в мессенджеры, почта стала неким фиксатором договоренностей.

Эти три правила всегда стараюсь соблюдать максимально строго. Думаю, это актуально для всех участников переписки. Это упростит дальнейшую коммуникацию. Также носители языка часто заменяют звуковое сочетание символами. Немцы очень обязательны. Мейл можно закончить официально best regards, wishes , или менее формально sincerely, with gratitude — решать вам.

Good Luck! Ничего более. Начало письма должно быть содержательным, чтобы сэкономить время получателя. Русский перевод можно прочитать здесь. Представьте себя адресатом. Если нет, измените структуру: облегчите конструкции, уберите нагромождения. Вы проделали большую работу, раз добрались до этой строчки: разобрали вместе с нами правила, узнали советы экспертов и на примерах из жизни увидели, что деловая переписка — дело тонкое! На поверхность выплыло много хитростей и нюансов, о которых точно знали не все.

Надеемся, этот лонгрид поможет вам выстраивать исключительно успешную коммуникацию и вести самую блистательную деловую переписку! Что будем разбирать в следующем выпуске? Предложения ждут по адресу abaturina sostav. Дизайн сайта - Liqium. Хостинг ГК Филанко. Карта рекламного рынка. Карта маркетинговых услуг. Карта брендинговых агентств. Карта digital-агентств. Карта крупнейших рекламодателей России. Каталог компаний. Sostav в соцсетях. Максим Ильяхов. Фильтровать, структурировать, отбирать информацию.

Натянутая вежливость. Катерина Ерошина. Илья Исерсон. Цитируйте кусок текста, который комментируете. Татьяна Матвеева. OMD Media Direction. Евгения Лысенко. Ведь некоторые неформальные слова могут иметь жаргонные значения. Ян Хоменко. Быть непонятым. Havas Media. Анастасия Озерова. Арина Стрельникова. Меня, например, часто называют Анной. Ольга Мещерякова. Кристина Ветрова. Павел Махаринский.

MOMO Group. Вера Стельмах. Вот, например, мем про нашего креативного директора. Талли Кельми. Смайлики или emoji помогают передать ваш настрой. Это пример высокомерного формализма. Да, действительно неприятно. Это нехорошо, расстраивает. Любовь Павлова. Финал Мейл можно закончить официально best regards, wishes , или менее формально sincerely, with gratitude — решать вам.

Если мне присылают важные документы, прошу, чтобы они сопровождались английским переводом. Дмитрий Туркевич. Милена Михайленко. Алексей Парфун. Явный моветон. Такое вообще невозможно понять. Резюме Вы проделали большую работу, раз добрались до этой строчки: разобрали вместе с нами правила, узнали советы экспертов и на примерах из жизни увидели, что деловая переписка — дело тонкое!

По теме у нас все, а теперь два вопроса к читателям: 1. Ответьте в комментариях ниже, а что в переписке раздражает именно вас? Другие материалы.

Текст письма может излагаться в письмах

Самая лучшая стратегия общения с клиентом или с коллегой — это проявить к нему уважение и заботу. О человеке нужно заботиться, чтобы ему было удобно и приятно читать письма. А уважение — чтобы мы не отнимали его время и внимание на пустяки.

Деловое письмо является неотъемлемым элементов поддержания партнерских отношений между клиентами, поставщиками и заказчиками. Грамотный текст, корректное оформление и соблюдение этики деловой переписки позволяет наладить не только взаимовыгодное сотрудничество, но и повысить имидж компании. Прежде, чем приступить к оформлению делового письма, стоит определиться с основной целью.

Правила делового общения безнадежно устарели. Привыкните к тому, что это поле обязательно для заполнения. Иначе ваше письмо попадет в черную дыру ящика адресата. Именно этой строчкой можно и нужно привлечь внимание к вашему письму. Кратко и содержательно. Прежде чем обратиться к человеку, проверьте имя еще раз. По мнению редакции Sostav, это моветон. Рекомендуем также уточнить, какое обращение принято в компании или как адресат предпочитает, чтобы его называли в России имя часто сопровождается отчеством. Стоит задуматься и о форме имени. В этом случае можно начать называть человека простой формой имени.

Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма. 10 важных рекомендаций. по подготовке проекта содержания делового письма.  В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, - выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. Оформление документа производится на бланке письма.

Деловое письмо: виды, правила оформления, структура

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте. Все слова в наименованиях фирм, организаций и их подразделений пишутся с прописной буквы, за исключением предлогов, артиклей и союзов. Такое же правило написания относится к наименованиям должностей. В быту, не поспоришь, стало привычным звонить по телефону или обмениваться моментальными сообщениями ICQ — просто и быстро. Это подчеркивает, что за письмом стоит солидная фирма, и с ней можно иметь дело.

Деловое письмо: 21 распространенная ошибка

Составление различного рода деловых писем — необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем. Скачать документ бесплатно Открыть документ в КонсультантПлюс. Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам. Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания.

Деловой этикет: пишите правильные письма!

Излагаются правила подготовки, оформления и отправки деловых писем. Особое внимание уделяется тексту письма, приводятся примеры составления писем в органы государственной власти и различные организации.

Гигиена текста: 7 правил деловой переписки

Если вы думаете, что эпистолярный жанр канул в Лету, вы глубоко ошибаетесь. В быту, не поспоришь, стало привычным звонить по телефону или обмениваться моментальными сообщениями ICQ — просто и быстро. Относиться к написанию деловых писем необходимо щепетильно и ответственно. Для любого делового письма, в том числе посылаемого по электронной почте, рекомендуется использовать фирменный бланк , где указаны реквизиты организации.

.

.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев. Будь первым!

© 2018-2021 tacina-molodezh.ru